Tjekliste: Sådan vurderer du dit overblik over fakturaer

Før du vælger en løsning, så start med dine egne fakturaer

Mange familier med svingende indkomst beslutter sig for en måde at holde styr på fakturaer på, før de har kigget på, hvordan deres egne fakturaer faktisk ser ud. Brug derfor en halv time på at lægge de seneste måneders udsendte fakturaer foran dig, uanset om de ligger i en mappe, i et regnskabsprogram eller i din mail. Se på, hvor mange du sender, hvor store beløbene typisk er, og om de fleste går til de samme faste kunder eller til mange forskellige.

Det giver et ærligt billede af, hvor stort et behov du har. Sender du fire fakturaer om måneden til tre kunder, kan et simpelt overblik være nok. Sender du femten til mange forskellige betalere, har du brug for noget, der viser forfaldsdatoer samlet og sorteret. Det er den vurdering, resten af tjeklisten bygger på, så hop ikke over den.

• Saml de seneste tre til seks måneders fakturaer ét sted
• Tæl, hvor mange kunder og hvor mange fakturaer du har
• Notér, hvilke der blev betalt til tiden, og hvilke der trak ud

Tjek, om forfaldsdatoer og beløb står samlet

Det næste spørgsmål er, om du kan se alt på ét sted: fakturanummer, kunde, beløb, udstedelsesdato og forfaldsdato. Hvis oplysningerne ligger spredt mellem en mailtråd, et regneark og din hukommelse, er det her, udestående beløb glider ud af syne. Et samlet overblik behøver ikke være avanceret, men det skal være noget, du faktisk åbner, når du planlægger ugen.

Kig også på, om du kan se status med det samme. En faktura kan være sendt, forfalden, delvist betalt eller betalt, og de fire tilstande kræver hver sin handling. Kan du ikke på et øjeblik se, hvilke der venter på dig, og hvilke der venter på kunden, mangler overblikket det vigtigste. Spørg dig selv, om en anden i familien kunne finde svaret uden din hjælp.

• Fakturanummer, kunde, beløb og forfaldsdato samlet i én visning
• Tydelig status: sendt, forfalden eller betalt
• Nemt at se for den, der deler husholdningens økonomi med dig

Se på sammenhængen mellem fakturaer og dit månedsbudget

Et fakturaoverblik er mest nyttigt, når det hænger sammen med resten af din økonomi. Spørg dig selv, om du kan se, hvilke beløb der forventes at lande i den kommende måned, og om de dækker husleje, regninger og de faste udgifter. En faktura med forfald den tyvende hjælper ikke, hvis huslejen forfalder den første.

Det er også her, du bør tænke på skat og moms. Når en betaling kommer ind, er kun en del af beløbet dit at bruge, og det er en fordel, hvis overblikket gør det let at lægge reserven til side med det samme. Tjek, om du kan koble forfaldsdatoerne til din indkomstprognose, så du ser både hvornår pengene kommer, og hvor meget der reelt er til rådighed.

• Forventede indbetalinger sat op mod kommende faste udgifter
• Plads til at afsætte skat og moms, når en faktura betales

Beslut på forhånd, hvad du gør, når en betaling udebliver

Det er nemt at udskyde en venlig rykker, og det er netop derfor, den bør stå på tjeklisten. Aftal med dig selv, hvor mange dage efter forfald du tager kontakt, hvordan du formulerer det, og hvem du skriver til. Med en fast rutine bliver det en vane frem for en ubehagelig overraskelse, og tonen kan holdes rolig og sagligt.

Tænk også over, hvad en forsinket betaling betyder for din måned. Hvis én stor faktura mangler, hvilke udgifter kan så vente, og hvilke kan ikke? Har du allerede sorteret dine udgifter i nødvendige og fleksible, er svaret hurtigt fundet. Har du ikke, bør du gøre det, før du vælger, hvordan du vil følge dine fakturaer, fordi de to ting arbejder bedst sammen.

• En fast frist for, hvornår du kontakter kunden
• En kort, venlig standardtekst til den første rykker
• En plan for, hvilke udgifter der kan vente

Vurder, hvor meget tid og kræfter overblikket må koste

Den bedste løsning er den, du bliver ved med at bruge. Et overblik, der kræver en times opdatering hver aften, ender ofte som et projekt, der visner efter to uger. Spørg derfor, hvor lang tid du realistisk vil bruge pr. uge, og om du helst vil indtaste selv eller have en visning, der er enkel at holde ved lige.

Tænk også på, hvem der skal have adgang. Er du den eneste, der sender fakturaer, men din partner holder styr på husholdningsbudgettet, skal begge kunne forstå overblikket. Et fælles sprog om beløb, datoer og status gør samtalen hjemme roligere, især i de måneder, hvor pengene er knappe. Vælg hellere noget enkelt, du bruger, end noget omfattende, du opgiver.

• Realistisk tidsforbrug pr. uge, ikke i den bedste uge
• Adgang for den, der deler økonomien med dig

Saml svarene, før du beslutter dig

Når du har gennemgået de fem punkter, har du et konkret grundlag. Skriv svarene ned på én side: antal fakturaer, hvor oplysningerne ligger i dag, hvordan overblikket hænger sammen med budgettet, din rutine for rykkere og den tid, du vil bruge. Mangler der noget, ved du præcis, hvad du skal have på plads.

Er du i tvivl om, hvordan svarene skal tolkes, kan du tage dem med til en samtale med os. Vi kigger på, hvad der er vigtigst i din situation, og hvad der kan vente. Det er ikke et krav, men tjeklisten giver en bedre samtale, fordi vi starter med dine tal frem for med generelle råd.

Et godt overblik over fakturaer handler ikke om at have flest mulige funktioner, men om at kunne se, hvad der venter på betaling, og hvad det betyder for din måned. Gå tjeklisten igennem i ro og mag, og beslut først bagefter. Svarene viser dig, hvor behovet er størst, og hvor du kan nøjes med noget enkelt. Skriv til os, hvis du vil have et ekstra par øjne på dem.